Co to jest PPK?

PPK to dobrowolny program długoterminowego oszczędzania, tworzony i współfinansowany przez pracowników, pracodawców i państwo (ustawa z dnia 4.10.2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, Dz.U.2020.1342 t.j.).

Istota PPK polega na prowadzeniu przez wybraną instytucję finansową rachunków zasilanych wpłatami pracowników, pracodawcy i państwa.

Kto ma obowiązek utworzenia PPK?

Obowiązek utworzenia PPK ciąży na podmiotach zatrudniających. Pojęcie to w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych jest bardzo szerokie. Pracowniczy plan kapitałowy będzie zobowiązany założyć przedsiębiorca zatrudniający pracowników na podstawie stosunku pracy, jak i taki, który współpracuje z zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych np. umowy zlecenie. Bez znaczenia jest też wymiar etatu, w jakim świadczą pracę zatrudnieni.

Kto może uczestniczyć w PPK?

W PPK mogą uczestniczyć zarówno osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, osoby związane umowami cywilnoprawnymi, w tym m.in. umową zlecenia, umową o świadczenie usług, umową agencyjną, o ile podlegają z tego tytułu obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.

Uczestniczenie w PPK jest dobrowolne. Niemniej jednak pracownicy w wieku od ukończenia 18 roku życia do ukończenia 55 roku życia stają się członkami PPK automatycznie.

W każdej chwili mogą zrezygnować z udziału w PPK, składając pracodawcy oświadczenie o rezygnacji.

Pracownicy, którzy ukończyli 55 rok życia i nie ukończyli 70 roku życia, nie są objęci PPK automatycznie; mogą przystąpić do PPK, składając pracodawcy wniosek o przystąpienie;

Pracownicy, którzy ukończyli 70 rok życia nie są objęci PPK i nie mogą do niego przystąpić.

Jakie są obowiązki związane z przystąpieniem do PPK?

Po pierwsze – osoba zatrudniona, która jest już uczestnikiem PPK, zobowiązana jest złożyć pracodawcy oświadczenie o zawartych w jej imieniu umowach o prowadzenie PPK – ze złożeniem do akt osobowych.

Po drugie – wysokość wpłaty podstawowej jest obliczana procentowo od wysokości uzyskiwanego przez pracownika wynagrodzenia za pracę (w kwocie brutto). Uczestnik PPK, poza obowiązkową wpłatą podstawową, może zadeklarować wpłatę dodatkową do PPK w wysokości do 2% jego wynagrodzenia.

Po trzecie – uczestnik PPK, którego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, może złożyć deklarację o obniżeniu wpłaty podstawowej do PPK.

W jaki sposób dokonać wyboru instytucji finansowej do prowadzenia PPK?

Sposób wyboru instytucji finansowej jest uzależniony od tego czy w firmie działają związki zawodowe, czy nie.

Wyboru instytucji finansowej dokonuje bowiem pracodawca:

– w porozumieniu z zakładową organizacją związkową – w przypadku gdy działa zakładowa organizacja związkowa,

• wspólnie z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną na podstawie regulaminu wyboru reprezentacji osób zatrudnionych – w przypadku gdy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Pracodawca zawiera z wybraną instytucją umowę o zarządzanie PPK.

Jakie wymagania formalne należy spełnić, zawierając umowę o prowadzenie PPK?

Przede wszystkim wymagane jest przygotowanie listy osób, których ppk obejmuje na podstawie oświadczeń złożonych przez zatrudnionych. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK następuje bowiem w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, którzy nie złożyli rezygnacji. Wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę o prowadzenie PPK

Artykuł Pracownicze Plany Kapitałowe – jak wdrożyć w firmie PPK? pochodzi z serwisu KLG Kancelaria.

Rok 2020 przypomina nam, że będzie bardzo ?gorąco? na gruncie prawnym. W 2020 r. Jest planowana kodyfikacja prawa pracy. Chyba jedna z większych, jakie były dotychczas.

Przypomnijmy jakie były najważniejsze zmiany w prawie pracy w 2019 r. Wiem, że nie wszystkie zmiany są wdrażane, zatem krótkie przypomnienie, aby każdy mógł usystematyzować tą tematykę.

Może to jest też dobry moment na wdrożenie nowych regulaminów pracy?

1. Zasady prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Pracodawcy uzyskali przywilej prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej, a ci, którzy zdecydowali się na zmianę formy z papierowej na elektroniczną, muszą  sporządzić cyfrowe odwzorowanie dokumentu, w szczególności skanu i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Nie oznacza to, że wystarczy tylko zwykłe zeskanowanie dokumentów i umieszczenie go w pewnym pliku dokumentów.

Ponadto, aby dokumenty z akt osobowych można było wygodnie przeglądać, każdy z nich musi być opisany wieloma parametrami. Konieczne jest przypisanie do właściwej części akt (A, B, C, D), kategorii (umowa, oświadczenia, szkolenia obowiązkowe) i innych etykiet, które dla danej firmy są istotne. Elektroniczna dokumentacja pracownicza wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów. Każdy z nich należy zapisać w odrębnym pliku, zgodnie z zasadami formatów plików w formacie pdf. Odwzorowanie cyfrowe należy sporządzić z należytą starannością i jakością techniczną, umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez potrzeby weryfikacji go z dokumentem papierowy

Jeśli dany pracodawca podjął decyzję o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych, to zgodnie z nowym art. 94 [9] kodeksu pracy ma obowiązek poinformować obecnych oraz byłych pracowników o możliwości odbioru w ciągu 30 dni od dnia przekazania tej wiadomości poprzedniej postaci dokumentacji. O ile w przypadku pracowników aktualnie zatrudnionych przekazanie informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji nie budzi dużych trudności, gdyż pracodawca może to zrobić w dotychczas zwyczajowo przyjęty sposób (np. ogłoszeniem w intranecie, zarządzeniem itp.)

Nowy podział akt osobowych obowiązuje w pełni w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.  W przypadku pracowników, którzy w tym dniu pozostawali w stosunku pracy, akta zgromadzone do 31 grudnia 2018 r. pracodawca może pozostawić bez wprowadzania zmian. Natomiast dokumenty włączane do tych akt od 1 stycznia 2019 r. powinny być gromadzone zgodnie z nowymi zasadami.

Dodatkowo skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

2. Zmiany w związku ze stosowaniem RODO

Duża nowelizacja kodeksu pracy miała miejsce 4 maja 2019 roku. Odnosiła się do przede wszystkim do zasad przetwarzania danych osobowych. Prawodawca określił jakie dane osobowe pracodawca może przetwarzać u kandydata, a jakie u pracownika.

Zgodnie z wprowadzonymi zmianami od kandydata można żądać wyłącznie danych kontaktowych, które ten samodzielnie wskaże, a nie jak dotychczas ? danych, które narzucał pracodawca. Dane osobowe, ponad wskazane przez pracownika wolno przetwarzać wyłącznie za dobrowolną i świadomą zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.  Wyjątek dotyczy danych o niekaralności, które muszą zostać podane, kiedy przewidują to powszechne przepisy.

Dane biometryczne i o stanie zdrowia pracownika mogą być przetwarzane wyłącznie z inicjatywy osoby zatrudnianej. Wyjątek dotyczy danych, których przetwarzanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, gdy ich ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń, które muszą być szczególnie chronione.

Zmianie uległy również przepisy o funduszu socjalnym. Osoby uprawnione do korzystania z funduszu, aby otrzymać ulgową usługę i świadczenia oraz dopłaty z funduszu, zobowiązane są do podania pracodawcy w formie oświadczenia swoich danych. Pracodawca ma prawo zażądać udokumentowania tych informacji poprzez przedstawienie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

3. Nowe przepisy antymobbingowe

W dniu 7 września 2019 r. weszły w życie zmiany obejmujące między innymi przepisy o równym traktowaniu pracowników i mobbingu.

Obowiązujące przepisy dopuszczają formułowanie roszczeń o odszkodowanie za mobbing także w czasie trwania stosunku pracy.

Ponadto przypominamy o konieczności posiadania odpowiednich procedur w tym zakresie.

4. Zmiany w świadectwie pracy

Wrześniowa nowelizacja zmieniła także zasady wydawania świadectwa pracy. Przede wszystkim sprecyzowano, że dzień wydania świadectwa pracy to ?dzień, w którym następuje ustanie stosunku pracy?.

Bardzo ważną zmianą jest wydłużony z 7 do 14 dni termin, w jakim można zwrócić się do sądu pracy i pracodawcy o sprostowanie jego treści. Oznacza to obowiązek wpisania treści pouczenia w aktualny wzór świadectwa pracy.

Artykuł Podsumowanie zmian w prawie pracy w roku 2019 pochodzi z serwisu KLG Kancelaria.

Prawne aspekty zatrudniania cudzoziemców na terenie Rzeczpospolitej Polskiej reguluje szczegółowo Ustawa o cudzoziemcach z dnia 12 grudnia 2013 r. Ustawa znajdzie jednak zastosowanie w szczególności do pobytu oraz zatrudniania cudzoziemców spoza Unii Europejskiej. Oczywiście obywatele państw członkowskich UE, nie będący obywatelami polskimi to w rozumieniu ustawy również cudzoziemcy, jednak ich pobyt oraz praca w Polsce odbywa się na nieco odmiennych zasadach, ustanowionych na mocy ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin oraz ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Poniżej wskazujemy i omawiamy zasady zatrudniania cudzoziemców zarówno z Unii Europejskiej jak i spoza niej.

1. ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW SPOZA UE

Zezwolenie na pobyt

Obywatel państwa spoza Unii Europejskiej chcąc przebywać (z zamiarem dłuższego pobytu) na terenie Rzeczpospolitej Polskiej powinien dysponować zezwoleniem na pobyt stały lub zezwoleniem na pobyt rezydenta długoterminowego UE.

Decyzja zezwalająca na pobyt stały jest wydawana na czas nieoznaczony, natomiast sama karta pobytu stałego ważna jest przez czas określony. Na podstawie zezwolenia na pobyt stały w RP cudzoziemcy mogą podjąć pracę jedynie na terenie Polski.

Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE również uprawnia do stałego pobytu w Polsce. Jest ono wydawane bezterminowo, jednak karta pobytu ważna jest przez okres 5 lat. Analogicznie do zezwolenia na pobyt stały cudzoziemiec na mocy zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE nie ma prawa podejmować pracy w kraju innymi niż Polska.

Wyżej wskazane zezwolenia wydawane są niezależnie od istnienia stosunku pracy i regulują jedynie sam pobyt cudzoziemca na terenie RP.

Cudzoziemiec, który dysponuje zezwoleniem na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE może bez przeszkód oraz konieczności posiadania dodatkowych dokumentów podjąć i wykonywać pracę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę

W przypadku chęci zatrudnienia cudzoziemca, którego podstawą pobytu będzie praca – musi on posiadać zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. W przypadku zezwolenia na pobyt czasowy i pracę wydana karta pobytu poświadcza prawo  cudzoziemca do podjęcia w Polsce pracy na rzecz konkretnego pracodawcy i na warunkach wskazanych w decyzji o udzieleniu zezwolenia.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę  jest wydawane maksymalnie na 3 lata. Okres ważności zezwolenia na pobyt i pracę może być jednak krótszy. Zazwyczaj okres, na który wydawane jest zezwolenie na pobyt i pracę zależy od przedstawionych przez cudzoziemca dokumentów, w szczególności okresu zatrudnienia wskazanego w umowie o pracę.

Zezwolenie na pracę

Cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy (niezależnie od stosunku pracy) mogą podjąć pracę jedynie po uzyskaniu zezwolenia na pracę.

W treści zezwolenia wskazany jest podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi oraz stanowisko lub rodzaj pracy, którą cudzoziemiec ma wykonywać. Praca jest więc legalna tylko wówczas, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę wskazaną w zezwoleniu. Chcąc zmienić miejsce zatrudnienia cudzoziemiec co do zasady musi uzyskać nowe zezwolenie.

Zezwolenie jest ważne przez okres, na który zostało wydane. Termin ważności zezwolenia jest umieszczony na dokumencie.

Wyjątki

Obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy mogą pracować w Polsce bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę przez okres nie przekraczający 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Oświadczenie takie, ze względu na okres ważności dotyczy tzw. pracy sezonowej i jest wpisywane do ewidencji oświadczeń przez powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu pracodawcy.

Zawieranie umów

Cudzoziemiec chcąc podjąć w Polsce pracę legalnie może być zatrudniony na umowę o pracę lub na podstawie umowy cywilnoprawnej. Poniżej przedstawiamy wymogi dotyczące formy umowy w zależności od podstawy pobytu czy też świadczenia pracy.

Kontrola legalności zatrudnienia

Cudzoziemiec wykonuje pracę na terenie RP nielegalnie gdy:

• nie posiada ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego go do pobytu w Polsce;
• jego podstawa pobytu w Polsce nie uprawnia do wykonywania pracy;
• wykonuje pracę bez zezwolenia, w wypadkach gdy jest ono wymagane;
• wykonuje pracę na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę;
• nie zawarł wymaganych umów o pracę albo umów cywilnoprawnych.

Do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia uprawniona jest Straż Graniczna (kontrola legalności zatrudnienia oraz prowadzenia przez cudzoziemców działalności gospodarczej) oraz Państwowa Inspekcja Pracy (kontrola stosunków pracowniczych).

2. ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW Z UE

 Zasada swobodnego przepływu pracowników

Posiadanie obywatelstwa kraju Unii Europejskiej niesie za sobą liczne przywileje w kontekście przepływu pracowników do innych państw UE. Zasada swobodnego przepływu pracowników sformułowana w Traktacie o funkcjonowaniu Unii Europejskiej gwarantuje możliwości:

• poszukiwania pracy w innym państwie członkowskim,
• podejmowania pracy w innym państwie członkowskim bez konieczności uzyskania pozwolenia na pracę,
• zamieszkania w innym państwie członkowskim ze względu na pracę,
• pozostania w innym państwie członkowskim nawet po zakończeniu stosunku pracy, o ile spełnione są warunki określone prawem UE,
• traktowania na równi z obywatelami danego państwa członkowskiego w zakresie dostępu do zatrudnienia, warunków pracy oraz przywilejów socjalnych i podatkowych.

Tę problematykę szczegółowo reguluje ustawa z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin. Jeżeli pobyt cudzoziemca w Polsce trwa dłużej niż trzy miesiące ma on obowiązek zarejestrowania się u wojewody właściwego ze względu na miejsce swojego pobytu, który wydaje mu stosowne zaświadczenie.

Wyżej wskazane zasady stosuje się także do cudzoziemców będących obywatelami państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dodatkowo Norwegii, Islandii i Liechtensteinu) oraz Szwajcarii.

Praca cudzoziemców z UE w Polsce

Aktem regulującym zatrudnianie cudzoziemców jest ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zgodnie z jej przepisami, cudzoziemiec będący obywatelem UE, obywatelem państwa z EOG albo obywatelem państwa, które zawarło stosowną umowę z UE i jej członkami jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Polski.

Oznacza to, że pracodawca nie musi dopełniać dodatkowych formalności związanych z jego zatrudnieniem ? wystarczą te, które związane są z zatrudnieniem obywatela polskiego (zawarte w Kodeksie pracy czy też przepisach o ubezpieczeniach społecznych). W szczególności nie jest konieczne uzyskanie zezwolenia na pracę, które dotyczy innych grup cudzoziemców.

Artykuł Zatrudnianie cudzoziemców pochodzi z serwisu KLG Kancelaria.

Jakie są konsekwencje dla pracodawcy w związku z prowadzeniem rutynowych kontroli trzeźwości pracowników?

W świetle obowiązującego art.17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi pracodawcy nie mogą samodzielnie prowadzić kontroli stanu trzeźwości pracowników, a takie kontrole naruszają prawa pracownika.

Temat ten nie jest jednak tak oczywisty, jednak ważny i istotny w procesie świadczenia pracy, a zwłaszcza kontroli bezpieczeństwa, wyjaśnię więc, na czym ta nowelizacja polega zarówno w kontekście RODO, jak i innych przepisów.

Dlaczego dzisiaj ten temat nabrał takiego znaczenia?

Dodany art. 22^1b Kodeksu pracy, który obowiązuje od 4 maja 2019 r., tj. od dnia wejścia w życie ustawy dostosowującej polskie przepisy do RODO –  określa, że tzw. dane szczególnych kategorii, w tym o zdrowiu, pracodawca może przetwarzać, gdy pracownik bądź kandydat do pracy wyrazi na to zgodę i z własnej inicjatywy przekaże takie dane. Łatwo zauważyć, że artykuł ten pozornie nie ma żadnego związku z badaniem trzeźwości przez pracodawcę, dlatego pojawił się problem wymagający dodatkowych konsultacji.

Jakie warunki muszą być spełnione, aby kontrola trzeźwości była prawidłowa?

Obecnie (na dzień 27 czerwca 2019 r. ) UODO przyjęło stanowisko, że pracodawca może sprawdzać stan trzeźwości swoich pracowników tylko i wyłącznie, kiedy zostaną spełnione dwie przesłanki ku temu, którymi są:

• badanie odbywa się na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej lub pracownika, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu;
• badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policja), zaś zabiegu pobrania krwi dokonuje osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe, co ma zapewnić wiarygodność wyniku badania.

Natomiast w świetle art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, kiedy zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik przyszedł do pracy w stanie nietrzeźwości, to kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona ma obowiązek związany z niedopuszczeniem takiej osoby do wykonywania pracy. W takim przypadku kierownik już nie musi wzywać policji, gdyż samo takie podejrzenie, że pracownik jest nietrzeźwy, wpływa na niedopuszczenie go do pracy.

Ważne i istotne jest, że to pracownik może w odpowiedzi na taki zarzut wyrazić chęć na badanie trzeźwości, żeby rozwiać ewentualne podejrzenia.

Podsumowując, to zagadnienie można postawić wniosek, iż w świetle obecnych przepisów pracodawca nie ma prawa na wyrywkowe badanie trzeźwości pracownika, nawet jeżeli to tłumaczy względami bezpieczeństwa wykonywanego zawodu. UODO zajęło również stanowisko, że nie można traktować badania trzeźwości pracowników jako formy monitorowania pracy pracowników, o której mowa w art. 22 (3) § 4 Kodeksu pracy, działania niezbędnego dla zapewnienia ogółowi pracowników bezpiecznych lub higienicznych warunków pracy czy też poszukiwać usprawiedliwienia ze względu na uzasadniony interes pracodawcy.

Prowadzisz biznes, potrzebujesz wsparcia lub pomocy – skontaktuj się z nami 32 307 00 45 – znajdziemy skuteczne rozwiązanie.

Artykuł Jakie muszą być spełnione warunki, aby pracodawca mógł poddać badaniu stan trzeźwości pracownika? pochodzi z serwisu KLG Kancelaria.