W dynamicznie rozwijającym się partnerstwie biznesowym, kiedy koniecznym jest udostępnienie drugiej stronie zasobu informacji o firmie, w tym dokumentacji technicznej, danych personelu, sposobu organizacji procesów produkcji czy chociażby planów rozwoju, niewątpliwie w interesie spółki leży odpowiednie zabezpieczenie tej wiedzy na czas trwania współpracy oraz po jej zakończeniu. Aby chronić cenne dane, jednym z narzędzi prawnych, jakie stosują przedsiębiorcy, są umowy o zachowaniu poufności.
Czym są informacje poufne w spółce?
Informacje stanowiące tajemnicę każdego przedsiębiorstwa określa się mianem informacji poufnych. W spółkach stanowią one grupę danych o charakterze organizacyjnym, technicznym, marketingowym, finansowym czy technicznym. Udostępniając informacje poufne pracownikom, czy podmiotom zewnętrznym, należy pamiętać o zapewnieniu im odpowiedniej ochrony. Wejście w posiadanie poufnych danych przez osoby obce, może nieść za sobą niebezpieczne skutki dla spółki i jej właścicieli.
Jak sformułować umowę o zachowaniu poufności?
Umowa o zachowaniu poufności zwana umową NDA (ang. Non Disclosure Agreement) zawierana jest obustronnie – przez Zarząd, a drugą stronę, która w związku ze współpracą wejdzie w posiadanie ważnych, wewnętrznych danych i informacji spółki.
Umowa powinna określać, jakie dokumenty będą udostępniane i komu można je przekazywać. Od tej pory strona otrzymująca informacje poufne odpowiada za nie jak za własne, co oznacza, że musi je należycie ochronić i zabezpieczać przez utratą i przekazaniem osobom nieupoważnionym.
W celu zmotywowania drugiej strony do przestrzegania postanowień umowy warto zawrzeć w niej zapis o wysokości kar umownych i sposobie ich obliczania za ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Kary umowne nie mogą być rażąco wygórowane.
Przedsiębiorca, którego dane zostały ujawnione narażając spółkę na szkodę, ma prawo domagać się odszkodowania, które także warto określić w umowie o zachowaniu poufności.
Ważnym elementem umowy jest ustalenie okresu, na jaki zostaje zawarta, wyznaczając dłuższy czas po jej wygaśnięciu na nieujawnianie zdobytych danych firmy, ustalenie terminu rozwiązania umowy, sposobu zwrotu lub zniszczenia nośników zawierających poufne informacje oraz zapisów o odpowiedzialności za nieprzestrzeganie umowy.
Umowa może mieć dwie formy:
– zupełnie odrębnej umowy – przed nawiązaniem współpracy lub podczas negocjacji;
– jako uzupełnienie umowy właściwej o współpracy określonymi paragrafami/zapisami tzw. klauzuli poufności.
Wspierając na co dzień swoją wiedzą prawną spółki i prywatnych przedsiębiorców zachęcam do należytego zabezpieczania ich interesów, szczególnie przy nawiązywaniu współpracy z nowymi podmiotami.
Warto powierzyć swój biznes KLG Kancelarii prawnej.
Jeżeli nie wiesz, jak przygotować umowę o współpracy oraz umowę o zachowaniu poufności, skontaktuj się z naszymi prawnikami – tel. 32 307 00 45, 503 529 831, klg@klgkancelaria.pl
