Klienci mojej Kancelarii pytają mnie:
Czy EZD RP jest dla nich obowiązkowy?
Wyjaśniam – NIE.
Poza administracją rządową, w której to przewiduje się docelowo wprowadzenie obowiązku stosowania EZD, system ten, pomimo że dedykowany jest dla wszystkich podmiotów publicznych i udostępniany bezpłatnie nie jest wymagany i każda jednostka może sama decydować o jego wdrożeniu.
Co to jest system EZD?
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że teleinformatyczny system EZD RP został wprowadzony przez ministra ds. informatyzacji w celu podniesienie jakości funkcjonowania polskiej administracji.
Jest to narzędzie pomocnicze, mające na celu usprawnienie pracy w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych i archiwalnych. System EZD RP pomaga z poziomu interfejsu użytkownika:
– wyszukać dokument,
– monitorować jego obieg wewnątrz jednostki,
– akceptować i podpisywać dokument oraz wprowadzać modyfikacje,
– kompletować i archiwizować akta.
Ponadto, dzięki systemowi możemy obsługiwać korespondencję przychodzącą i wychodzącą do/z jednostki, przekazywać ją do archiwum zakładowego lub do ADE – archiwum dokumentów elektronicznych, tworzyć raporty i rejestry, prowadzić sprawy i zadania, weryfikować podpisy elektroniczne.
Elektroniczna administracja w podmiotach publicznych, takich jak urzędy optymalizuje procedury załatwiania spraw petentów, pozwalając oszczędzić czas i pieniądze. Każdą sprawę teoretycznie możemy sfinalizować szybciej, sprawniej i taniej.
Dokumenty tworzone wewnątrz podmiotu (urzędu) mogą być od razu tworzone w postaci elektronicznej, w takiej postaci rejestrowane, przetwarzane, przechowywane, podpisywane i wysyłane. Jeśli interesant (usługobiorca) zażąda odpowiedzi na papierze, wówczas dokument jest drukowany i podpisywany przez upoważnioną do tego osobę. Na każdym etapie możliwe jest wygenerowanie karty obiegu dokumentu – chronologicznego zapisu wszystkich czynności, jakie w odniesieniu do danego dokumentu zostały wykonane oraz komentarzy dopisywanych przez pracowników. System przechowuje i w prosty sposób udostępnia wszystkie kolejne wersje dokumentu wraz z informacją kto i kiedy daną wersję utworzył. Zapewnia to dowodowość postępowania.
Dokumenty zarejestrowane w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami pozostają w nim na zawsze. Należy pamiętać, że system EZD stanowi jednocześnie archiwum zakładowe.
