Jak zmienić zarząd w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Pytanie, które nie powinno nasuwać żadnych wątpliwości wspólnikom. Jest wyznacznikiem fundamentalnej zasady działania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez organy.

Jednak nastręcza to nadal wiele problemów i niezgodności.

Dlatego krótko i rzeczowo…

Sposób reprezentacji spółki zazwyczaj wpisany jest w umowie spółki. W przypadku braku tego zapisu, bezpośrednio zastosowanie mają przepisy art. 205 § 1 ksh. Zgodnie z tym przepisem: Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, wówczas spółkę reprezentuje ten jedyny członek zarządu. Zmiany odnoszące się do składu osobowego zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wymagają zgłoszenia we właściwym sądzie rejestrowym i aktualnym odpisie z KRS podmiotu, aby ułatwić weryfikację. 

Jak dokonać zmiany w zarządzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Odwołanie członków zarządu i powołanie nowych

Zmiana w składzie osobowym zarządu najczęściej przybiera formę odwołania uchwałą zgromadzenia wspólników. Uchwała może być podjęta na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników lub nadzwyczajnym – zwołanym właśnie w tym celu. Nie ma przeszkód, aby podjąć taką uchwałę na zgromadzeniu wspólników w formie zdalnej, pamiętając jednak o konieczności zapewnienia tajności głosowania w sprawach osobowych.

O fakcie odwołania z funkcji prezesa zarządu spółki i powołania na to stanowisko innej osoby, zarząd jest zobowiązani poinformować sąd.

Wykreślenia poprzedniego prezesa zarządu i wpisu nowego prezesa zarządu dokonać należy na odpowiednim formularzu KRS ZK. Wymagane jest jednocześnie załączenie do wniosku KRS-Z3 protokołu ze Zgromadzenia Wspólników, uchwał o odwołaniu i powołaniu Prezesa Zarządu, a także dodatkowo zgód na pełnienie funkcji wraz ze wskazanym adresem do doręczeń, względnie oświadczeń o posiadanym (lub nie) statusie cudzoziemca. Takie są obecne wymagania, natomiast niewątpliwie aktualność tego należy weryfikować na dzień dokonania czynności. 

Zmiana funkcji w zarządzie spółki wymaga zgody tej osoby na pełnienie przez nią funkcji. Regulują to przepisy art. 19a ust. 5 ustawy o KRS, zgodnie z którym: Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć zgodę tych osób na ich powołanie. (…)

Wniosek taki podpisuje osoba zgodnie z reprezentacją. Wpis zmiany ma charakter deklaratoryjny, skuteczny z chwilą podjęcia stosownej uchwały. 

Zarząd może również zlecić przygotowanie całości dokumentacji profesjonalnemu pełnomocnikowi radcy prawnemu lub adwokatowi upoważniając go do złożenia dokumentów do KRS. W tym przypadku konieczne jest przygotowanie pełnomocnictwa i jego opłacenie.

Rezygnacja zarządu

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zrezygnować z pełnionej funkcji w każdym czasie, bez podawania przyczyny.

Pisemna rezygnacja z funkcji członka zarządu jest jednostronną decyzją członka zarządu, skuteczną z chwilą złożenia jej osobiście w siedzibie spółki lub, gdy dojdzie ona do wiadomości spółki np. za pośrednictwem poczty.

Nie wymaga ona zgody spółki i może nastąpić w trakcie trwania mandatu.  

W przypadku złożenia rezygnacji przez członka zarządu, nie jest konieczne odwoływanie go ze składu zarządu odrębną uchwałą.

Zgodnie z nowymi zasadami rezygnacji członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, dodaje się § 6 do art. 202 ksh o następującym brzmieniu:

§ 6. Jeżeli w wyniku rezygnacji członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników, o którym mowa w art. 2331, chyba że umowa spółki  stanowi inaczej. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Rezygnacja jest skuteczna z dniem  następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników. “

Śmierć członka zarządu

Zdarza się, że codzienność przynosi chwile trudne, zaskakując nas i powodując wiele zamieszania. Niewątpliwie śmierć członka zarządu należy do tych zdarzeń,       które często przychodzą niespodziewanie i znienacka. Przepis art. 202 § 4 ksh mówi, że „Mandat członka zarządu wygasa również wskutek śmierci …….”

Co robić w takiej sytuacji? 

Zgromadzenie wspólników, które uprawnione jest do powołania zarządu szybko musi wybrać nową osobę w miejsce zmarłego członka zarządu szczególnie, jeśli zmarła osoba była jedynym członkiem zarządu. Odbywa się to najczęściej podczas Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników spółki, poprzez podjęcie stosownej uchwały o powołaniu nowego członka zarządu. Dzień podjęcia takiej uchwały jest pierwszym dniem pełnienia funkcji przez nową osobę, niezależnie od tego, kiedy spółka uzyska wykreślenie z KRS zmarłego członka zarządu i wpisanie nowego. Stosowny wniosek o dokonanie zmian składamy w ciągu 7 dni od dnia wyboru nowego członka zarządu, załączając do niego uchwałę o powołaniu. Zdarzyć się może z różnych powodów, że powołanie nowego członka zarządu nie będzie możliwe, wówczas do wniosku o wykreślenie osoby zmarłej załączamy jej akt zgonu.

Jaki jest termin na zgłoszenie zmian w KRS?

Zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, czyli także wtedy, gdy już zarejestrowana w KRS organizacja zgłasza do rejestru zmiany, np. w składzie zarządu, statucie, zmianę siedziby. Konsekwencje niezastosowania się do tego przepisu mogą przybrać formę odszkodowania zarządu za niezarejestrowanie jakiejkolwiek zmiany w tym zakresie. Pozostaje to szczególnie istotne przy konieczności ustalenia właściwej reprezentacji spółki z o.o. i legitymacji do działania w imieniu spółki osób nieujawnionych w KRS.

Zwłoka w zarejestrowaniu zmian naraża dodatkowo spółkę na wszczęcie postępowania przymuszającego, wszczynanego przez sąd rejestrowy z urzędu, którego celem jest zobligowanie spółki do ujawnienia w rejestrze dokonanych zmian. W razie dalszej bezczynności, sąd rejestrowy ponownie przeprowadza tę procedurę a wysokość grzywny nie jest limitowana.

Zmiana sposobu reprezentacji  w umowie spółki i wpis do KRS

Nie można wykluczyć również zmiany samego sposobu reprezentacji określonego w umowie spółki.

W przypadku spółki założonej u notariusza, czyli tradycyjnie, zmiany umowy spółki dokonuje się zawsze uchwałą zgromadzenia wspólników umieszczoną w protokole sporządzonym i podpisanym przez notariusza przybierając formę aktu notarialnego.

Każda zmiana, wymaga zgłoszenia tego faktu we właściwym sądzie rejestrowym, poprzez złożenie wniosku o wpis zmiany w KRS. Należy pamiętać, że dopiero wpis zmiany umowy spółki w zakresie jej reprezentacji jej skuteczny z chwilą wpisu tej zmiany w KRS. Do tego czasu wszelkie czynności powinny być dokonywane zgodnie z dotychczasowym sposobem reprezentacji.

Przepisy wymagają w takim przypadku złożenia we właściwym sądzie wniosków na formularzach dostępnych na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości lub we właściwych przepisach oraz właściwej opłaty – obecnie 350 złotych.