Jak zapewnić firmie sprawny przepływ kapitału? Jak zapobiegać przestojom płatniczym w firmie? Czy umowa jest luksusem? Jak skutecznie prowadzić działania windykacyjne?
W biznesie nie każdy jest zmuszony do składania oferty w trybie zamówień publicznych, jak i nie każdy podlega ustawie o dyscyplinie finansów publicznych. Są jednak pewne cechy i właściwości wspólne. Podstawową zasadą jest podwyższona staranność obowiązująca przedsiębiorców. Wszystko muszą robić staranniej i bardziej przewidywalnie niż przeciętny człowiek. Prawo bowiem traktuje przedsiębiorcę nieco inaczej niż przeciętnego człowieka. Przy ocenie tej staranności należy zwracać szczególną uwagę nie tylko na doświadczenie i umiejętności praktyczne, ale też na wiedzę ( w tym także wiedzę prawniczą), jaka jest wymagana od przedsiębiorcy podejmującego określonej działalności. Nie jest to jednak staranność wyjątkowa, odnieść ją należy do rodzaju prowadzonej działalności.
Cech wspólnych biznesu można mnożyć. Każdy przedsiębiorca dąży do osiągnięcia zysków. Przecież działalność gospodarcza jest prowadzona w celu uzyskiwania korzyści finansowych – ustawodawca nawet to przewidział w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Poza biznes planem, założeniem biznesowym, odkrywaniem rynków nowych i nieznanych istotną rolę odgrywa finansowanie przedsięwzięcia. Dla zapewnienia płynności finansowej w firmie konieczne jest dążenie do sprawnego przepływu kapitału. Jakie to ma znaczenie, nikomu nie trzeba tłumaczyć. Nie jest to rolą prawnika. W obszarze wsparcia prawnego pozostaje natomiast to jak zapewnić firmie sprawny przepływ kapitału.
Ja dzielę to na trzy aspekty, które określam jako działania zapobiegawcze, windykacyjne oraz usprawniające.
Zapobieganie przestojom płatniczym w firmie
Działania zapobiegawcze, których głównym celem jest wdrożenie takich środków ochrony prawnej, aby zapobiegać przestojom w płatności. Z pewnością będą to właściwie skonstruowane kontrakty. Dziwi mnie bardzo lekceważący stosunek przedsiębiorców do umów. W kilku firmach, z którymi rozpoczęłam współpracę moje pierwsze pytanie o umowy kończyło się stwierdzeniem, że gdzieś są. Po czym otrzymywałam umowy, których jedna ze stron zapomniała podpisać, albo tylko wydruki maili, w których pracownik jednej firmy i pracownik drugiej firmy ustalili, że będą coś razem robić.
Lata doświadczeń mogę podsumować w jednym zdaniu – umowa to nie luksus ? to gwarancja. Umowy zapewniają asertywność pozwalającą na sprawną realizację ustaleń. Wynegocjowane z kontrahentem warunki handlowe wymagają formalnego zapisania w umowie. Już na etapie negocjacji wątpliwości dotyczące współpracy powinny być wyjaśnione. Lepiej bowiem sprawdzić czy obie strony w taki sam sposób interpretują ustalenia. Pozwala to uniknąć rozbieżności, które mogą mieć poważne konsekwencje na późniejszym etapie współpracy. Przy formułowaniu treści porozumień warto sporządzać notatki i zapisywać poszczególne ustalenia, co pozwala prawnikowi w sposób precyzyjny sformułować umowę oceniając uwarunkowania kontraktu. W Polsce niektóre sektory jak np. farmacja, przemysł energetyczny czy paliwowy są obwarowane specyficznymi regulacjami, których pominięcie może spowodować ogromne konsekwencje. Dlatego też kontrakt wymaga konsultacji lub opinii prawnika, co jest niezwykle istotne w obliczu zmieniających się przepisów. Warto pamiętać, aby umowa była podpisana przez wszystkie strony przez osoby upoważnione do ich reprezentowania.
Dobrze przygotowane zapisy pozwalają określić zasady rozliczeń i chronią przed przestojami w płatnościach. Właściwie wpisane sankcje prawne zabezpieczają interesy finansowe już w momencie gdy z takim opóźnieniem się spotkamy, np. sankcje windykacyjne wynikające z ustawy o transakcjach handlowych czy właściwie dobrane zapisy dotyczące odsetek czy kar umownych.
Windykacja ? dlaczego ważne są procedury
Działania windykacyjne mogą, a nawet powinny być prowadzone według przygotowanych i opracowanych schematów. Wymaga to opracowania strategii lub planu, aby uniknąć zaskoczenia. Niestety opóźnienia w płatnościach coraz częściej dotykają przedsiębiorców. A o skutkach takich opóźnień nie ma potrzeby przypominania. Ważne jest aby od razu zareagować. W jednej z firm, z którą współpracuję, działania mające na celu odzyskanie należności były podejmowane po upływie ponad roku. Firma przez ten czas oczekiwała na zapłatę zaległej faktury na kilkadziesiąt tysięcy złotych, nie robiąc w tym czasie niczego poza kilkoma telefonami do właściciela. Jakie było zdziwienie gdy okazało się, że kwota odsetek po tym okresie przekraczała już tysiąc złotych.
Przedsiębiorca powinien precyzyjnie i dokładnie wiedzieć, jakie krok po kroku działania należy podjąć w przypadku opóźnienia w płatności. Instrukcja taka powinna być na tyle precyzyjna, aby pracownicy poszczególnych działów wiedzieli ? co, i w jakim terminie należy robić, jakie czynności powinny być podejmowane i przez kogo, aby jak najszybciej pieniądze odzyskać. Liczy się bowiem szybkość i precyzja w działaniu. Przy podejmowaniu czynności windykacyjnych nieoceniona jest pomoc prawnika. Pierwszym etapem jest przesłanie wezwania do zapłaty. To bowiem stanowi pierwszy sygnał dla dłużnika, że przedsiębiorca wie o zaległości i już wdraża odpowiednie środki, aby je odzyskać. Dalszych sygnałów może być wiele ? ponowne upomnienie czy wezwanie, telefoniczne działania. W przypadku gdy to nie przyniesie spodziewanego rezultatu konieczne będzie podjecie dalszych działań, aby jak najszybciej móc skierować sprawę do egzekucji komorniczej. Sprawne i szybkie działania zwiększają efektywność.
Dlaczego jest to tak istotne? Rzadko za odmową uregulowania zaległości stoją argumenty merytoryczne i przekonanie, że wystawiony dokument płatniczy jest nienależny. Są to niekiedy okoliczności wskazujące na celową odmowę zapłaty, aby środki finansowe wykorzystać do inwestycji czy spłaty innych długów. Niekiedy nieoceniona jest rola wywiadu gospodarczego.
Działania usprawniające sprawny przepływ gotówki w firmie, tak aby zapewnić firmie terminową spłatę wymagalnych należności. Takie działania przyczyniają się do tego, aby szybko naliczyć i odzyskać swoje należności. Przydatna tu będzie praktyka naliczania i dochodzenia odsetek za opóźnienie czy innych należności za opóźnienie w płatnościach, stały i kontrolowany monitoring płatności.
Praktyka pokazuje, że często w firmach taki działania są podejmowane okazjonalnie, właściciel nie ma kontroli nad tymi czynnościami. Jakie przychodzi zdziwienie gdy przeprowadzony monitoring płatności pokazuje ile tak naprawdę tracimy odwlekając w czasie wykonanie kliku prostych czynności.
