Dynamiczny rozwój nowych technologii zmusza nas stopniowo do rezygnacji z ręcznego wypełniana, uzupełnienia i poprawiania urzędowych formularzy. Wystarczy komputer, dostęp do Internetu, wpisanie właściwych danych i sprawa jest w toku.
Podobnie jak w przypadku rejestracji spółki w KRS, tak i przy składaniu sprawozdań finansowych można to zrobić jedynie w formie ELEKTRONICZNEJ, w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego. Cała reszta, czyli struktura sprawozdania, ustawowe terminy i podpisy osób za nie odpowiedzialnych pozostają bez zmian. Niedopełnienie obowiązku złożenia e-sprawozdania sankcjonowane jest karą grzywny.
Co to jest e-sprawozdanie i gdzie należy je złożyć?
To dokument sporządzony w ściśle określonej formie, obrazujący sytuację finansową podmiotu prawnego wyrażoną w pieniądzu i doręczany właściwemu organowi drogą elektroniczną.
e-sprawozdanie składa się z trzech części:
1. bilansu – stanu aktywów i pasywów na koniec bieżącego i poprzedniego roku obrotowego;
2. rachunku zysków i strat – oddzielnych wykazów przychodów, kosztów, zysku i straty za bieżący i poprzedni rok podatkowy;
3. informacji dodatkowej zawierającej m.in. zasady przyjętej polityki rachunkowej w firmie.
Sporządza się je zgodnie z zasadami określonymi przez standardy rachunkowości, zawarte w ustawie o rachunkowości.
Firmy, które są wpisane do KRS składają sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, a pozostałe firmy i inne jednostki do Krajowej Administracji Sądowej (KAS).
Do sporządzania e-sprawozdań zobowiązane są wszystkie podmioty, które prowadzą pełne księgi finansowe.
Kto odpowiada za sporządzenie i podpisanie e-sprawozdania?
Osobą, której zgodnie z przepisami prawa, statutem czy umową powierzono zarządzanie przedsiębiorstwem jest kierownik jednostki, np. członek zarządu, wspólnik, główny księgowy, a nawet likwidator. To właśnie kierownik jednostki odpowiada za stworzenie odpowiednich warunków do prawidłowego i terminowego przygotowania e-sprawozdania, co wcale nie oznacza, że to on musi je podpisać.
Elektroniczne sprawozdanie finansowe może podpisać jedynie powołana i określona w regulaminie organizacyjnym spółki osoba.
Może nią być kierownik jednostki, zarząd, osoba, której powierzono księgi finansowe, np. biuro rachunkowe. W przypadku zarządu wieloosobowego, e-sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie, natomiast w biurze rachunkowym, któremu zlecono prowadzenie księgowości zatwierdza osoba, która faktycznie je przygotowała, a nie kierownik tego biura.
Jak podpisać e-sprawozdanie?
Siłą rzeczy, e-sprawozdanie należy opatrzyć podpisem elektronicznym. Dopuszczalne są trzy sposoby złożenia podpisu:
– podpis elektroniczny;
– podpis potwierdzony profilem zaufanym e-PUAP;
– elektroniczny podpis osobisty.
Podpis elektroniczny jest równoważny własnoręcznemu podpisowi. Występuje także kwalifikowany podpis elektroniczny, posiadający specjalny certyfikat, za który musimy zapłacić, i którego ważność trwa 2 lata z możliwością przedłużenia. Obie te formy stosowane są przy podpisywaniu dokumentów zarówno urzędowych jak i komercyjnych.
Podpis potwierdzony profilem zaufanym e-PUAP jest podpisem potwierdzającym tożsamość przypisanym do konkretnego numeru PESEL. Podpis ten można stosować wyłącznie w korespondencji z urzędami. Profil zaufany jest bezpłatny, a jego ważność trwa 3 lata.
Elektroniczny podpis osobisty to nowa forma autoryzacji dokumentów, wprowadzona przez ustawę do używania dopiero w 2019 roku. Użycie tego podpisu na e-sprawozdaniu wymaga zastosowania czytnika e-dowodu, na którym zaimplementowano unikatowy certyfikat jego właściciela.
Zachęcamy Państwa do współpracy z naszą Kancelarią: tel. 32 307 00 45, 503 529 831, biuro@klgkancelaria.pl
Jesteśmy godnym zaufania partnerem, doradzając w biznesie i dbając o bezpieczeństwo prawne Państwa interesów.
